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Chefarztsekretär*in für die Klinik für Innere Medizin und Gastroenterologie Onkologie / Hämatologie (m/w/d)

Die Knappschaft Kliniken sind mit rund 15.470 Mitarbeitenden eines der größten gemeinnützigen Krankenhaus-Unternehmen Deutschlands mit Standorten im Ruhrgebiet, im Saarland und in der StädteRegion Aachen. Wir versorgen jährlich rund 1 Mio. Menschen mit exzellenten Gesundheitslösungen. Unsere 13 Krankenhäuser zählen bereits heute zu den besten Häusern ihrer Region. Durch die Stärke des Verbundes, solides Wirtschaften, eine wegweisende Digitalstrategie und die Vernetzung mit Forschung und Lehre sind wir Vorreiter für die Zukunftsfähigkeit des Gesundheitswesens in Deutschland.

Die Knappschaft Kliniken Gelsenkirchen-Buer GmbH ist ein innovativer, leistungsstarker und renommierter Medizinstandort im Herzen des Ruhrgebiets. Mit jährlich rund 24.000 stationären Patienten (m/w/d) und mehr als 500 Betten hat unser Krankenhaus über die Grenzen Gelsenkirchens hinaus seinen festen Platz in der medizinischen Versorgung der Bevölkerung. Darüber hinaus bieten wir vielfältige berufliche Perspektiven.

Die Klinik für Innere Medizin und Gastroenterologie, Onkologie/Hämatologie sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Chefarztsekretär*in für die Klinik für Innere Medizin und Gastroenterologie Onkologie / Hämatologie (m/w/d)
Vollzeit

Gelsenkirchen-Buer

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die Organisation und Koordination des Chefarztsekretariats und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Sie koordinieren ambulante und stationäre Patiententermine, einschließlich Sprechstunden, vorstationärer Termine, stationärer Aufnahmen und erforderlicher Untersuchungen.

• Sie übernehmen die Termin- und Kalenderorganisation des Chefarztes und koordinieren interne und externe Besprechungen, Sitzungen, Fortbildungen und Geschäftstermine einschließlich der Vorbereitung erforderlicher Unterlagen.

• Sie sind eine zentrale Ansprechperson für Patientinnen und Patienten, niedergelassene Ärztinnen und Ärzte sowie interne und externe Ansprechpartner und übernehmen die telefonische und schriftliche Kommunikation.

• Sie übernehmen die administrative Bearbeitung ambulanter und stationärer Arztbriefe, einschließlich der Verarbeitung ärztlicher Diktate, der Einpflege von Befunden, der Umsetzung von Korrekturen sowie des anschließenden Versands.

• Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Tumorkonferenzen und unterstützen organisatorisch bei deren Durchführung sowie bei der Dokumentation und Weiterleitung der ärztlich freigegebenen Beschlüsse.

• Sie erfassen und pflegen Patientendaten von Tumorpatientinnen und -patienten in den vorgesehenen Patientenakten und Tumordokumentationssystemen und übernehmen die erforderlichen Meldungen an das Krebsregister.

• Sie unterstützen bei administrativen Personalangelegenheiten der Klinik und übernehmen insbesondere die Erfassung und Pflege von Arbeitszeiten, Diensten, Urlauben, Krankmeldungen und weiteren Abwesenheiten in den entsprechenden Planungssystemen.

• Sie unterstützen die leitenden Ärztinnen und Ärzte bei der Dienst- und Urlaubsplanung sowie bei der Planung von Freizeitausgleichen.

• Sie koordinieren und dokumentieren Schulungen und Pflichtfortbildungen der Mitarbeitenden, organisieren erforderliche Schulungstermine und pflegen die entsprechenden Nachweise in den vorgesehenen Dokumentationssystemen.

• Sie unterstützen bei der Organisation ärztlicher Fortbildungen, einschließlich der Beantragung und Dokumentation von CME-Punkten sowie der organisatorischen Begleitung interner Fortbildungsangebote.

• Sie bearbeiten Anfragen von Kostenträgern und weiteren Institutionen und unterstützen bei der administrativen Bearbeitung von Gutachten und Stellungnahmen.

• Sie übernehmen die administrative Bearbeitung und Einreichung der Abrechnung.

• Darüber hinaus übernehmen Sie weitere administrative und organisatorische Aufgaben, beispielsweise Meldungen, Bestellungen und die Pflege relevanter Dokumentationssysteme.

• Sie unterstützen in Vertretung den Funktionsbereich Endoskopie bei der Anmeldung von Patienten, bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Fällen, dem Telefondienst und sonstigen organisatorischen Angelegenheiten.

Unsere Erwartungen an Sie

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen, Medizinische/r Fachangestellte/r oder über eine vergleichbare Qualifikation.

• Idealerweise bringen Sie Berufserfahrung im medizinischen oder klinischen Umfeld, insbesondere im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, mit.

• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise aus und behalten auch bei vielfältigen parallelen Aufgaben den Überblick.

• Im Umgang mit Patientinnen und Patienten, ärztlichem Personal sowie internen und externen Ansprechpartnern treten Sie freundlich, verbindlich und serviceorientiert auf.

• Sie verfügen über sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse und sind sicher im Umgang mit medizinischer Terminologie.

• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen. Erfahrungen mit klinischen Informations-, Dokumentations- und Planungssystemen – beispielsweise EPA, Clinic Planner oder Tumordokumentationssystemen – sind von Vorteil.

• Sie bringen eine hohe digitale Affinität mit und arbeiten sich schnell und sicher in unterschiedliche klinische Anwendungen und Dokumentationssysteme ein.

• Sie gehen mit personenbezogenen und medizinischen Daten verantwortungsbewusst, diskret und vertraulich um.

• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Belastbarkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab.

Was wir bieten

• Langfristige, sichere persönliche und berufliche Perspektive an einem modernen Arbeitsplatz in einem gesunden und renommierten Klinikverbund
  
  
• Eine 5-Tage-Woche innerhalb eines aufgeschlossenen, kompetenten Teams
  
  
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
  
  
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD-VKA
  
  
• Einführungstage für neue Mitarbeiter
  
  
• Jährliche, strukturierte Mitarbeitergespräche
  
  
• Einzigartige, standortübergreifende Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen unseres Verbundsystem
  
  
• Mitarbeitervorteilsprogramme, betriebliche Gesundheitsförderung, betriebliche Zusatzkrankenversicherung und vieles mehr

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt. Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an; Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Die Inklusion von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis, und wir begrüßen daher ihre Bewerbung.

Als Tochtergesellschaft der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS) sind die Knappschaft Kliniken Teil des ältesten und größten Gesundheitsverbundsystems Europas.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Karriereportal.

Für nähere Auskünfte steht Ihnen Chefarzt Dr. Alexis Müller-Marbach unter der Telefonnummer 0209/5902-336 gerne zur Verfügung.